İş otomasyonu: her gün elle yapılan işi sisteme bırakın
Her sabah hazırlanan rapor, unutulan hatırlatma, bir tablodan ötekine elle taşınan bilgi. Bu tür tekrar eden ofis işlerini yapay zekâ ve küçük yazılımlarla otomatikleştiriyoruz.
Bir işletmede en çok zamanı yiyen işler genelde en sıkıcı olanlar. Gün sonu raporunu hazırlamak, vadesi gelen ödemeyi hatırlatmak, formdan gelen bilgiyi tabloya geçirmek. Her biri on dakika sürüyor gibi görünür ama hafta sonunda saatler tutar.
Hangi işler otomatikleşir
Kurala bağlanabilen her iş aday. Birkaç örnek:
- Satış ya da rezervasyon verisinden her sabah kendiliğinden hazırlanan özet rapor
- Süresi yaklaşan sözleşme, ödeme ya da randevu için müşteriye giden hatırlatma
- Siteden, WhatsApp'tan ya da e-postadan gelen talebin doğru kişiye ve doğru tabloya düşmesi
- Excel'de tutulan hesabın web paneline taşınması
Yapay zekâ burada daha çok dağınık bilgiyi okumak için devreye giriyor. Serbest yazılmış bir mesajdan ad, tarih ve talep çıkarmak gibi. Hesap ve kural kısmını ise klasik yazılım yapıyor, çünkü orada tahmin değil kesin sonuç gerekiyor.
Nasıl başlıyoruz
Önce bir hafta boyunca elle yaptığınız işleri birlikte listeliyoruz. Hangisi en çok zaman alıyor, hangisinde hata en pahalıya patlıyor, ona bakıyoruz. Tek bir işi seçip otomatikleştiriyoruz, sonucu görünce sıradakine geçiyoruz.
Excel'den panele geçişte panel, eski dosyanın verdiği sonucu kuruşu kuruşuna verene kadar test ediliyor. Ayrıntısı yazılım sayfasında.
Kontrol sizde kalır
Otomasyon ne yaptığını kayda geçirir. Hangi rapor ne zaman gitti, hangi hatırlatma kime ulaştı, panelden görürsünüz. Bir şey ters giderse elle devralmak her zaman mümkün.
Müşteriyle konuşan tarafı arıyorsanız WhatsApp ve Instagram asistanı ile telefon asistanı sayfalarına bakın.
Sık sorulan sorular
Hangi işler otomatikleştirilebilir?
Kurala bağlanabilen tekrar eden işler. Günlük rapor, hatırlatma mesajı, formdan tabloya veri aktarımı ve Excel'deki hesabın panele taşınması en sık yaptıklarımız.
Yapay zekâ hesap hatası yapar mı?
Hesap ve kural kısmını klasik yazılımla yapıyoruz, orada tahmin yok. Yapay zekâyı dağınık bilgiyi okumak için kullanıyoruz.
Nereden başlamalıyım?
En çok zaman alan ya da hatası en pahalı olan tek bir işten. Onu otomatikleştirip sonucu gördükten sonra sıradakine geçiyoruz.
Otomasyon bozulursa ne olur?
Her adım kayda geçer, ne olduğunu panelden görürsünüz. İşi elle devralmak her zaman mümkün.